TOPLULUKLARIN İŞLEYİŞİ İLE İLGİLİ GENEL KURALLAR

*Toplulukların Akademik Danışman ve Yönetim Kurulu imzalı etkinlik dilekçelerini aşağıda belirtilen kategori kurallarına uygun olarak Kültür İşleri Müdürlüğü'ne teslim etmeleri gerekmektedir.

• Topluluk Etkinlik önerileri iki kategoride değerlendirilecektir:

1. ODTÜ dışından davetlileri/katılımcıları olan performans, sergi, konferans, seminer, fuar, vb. etkinlikler.

2. Sadece ODTÜ öğrencilerinin katılacağı, dışardan konukların olmadığı, YK toplantısı, kurs, tanıtım, vb. etkinlikler.

ODTÜ DIŞINDAN KONUK/DAVETLİ/KATILIMCILARIN ÖNERİLDİĞİ PERFORMANS, SERGİ, VB ORGANİZASYON VE ETKİNLİKLERİN ÖNERİ VE ONAY AŞAMALARI:

• Topluluklar I. Kategorideki etkinlik başvurularını her dönem bitişi ile her yeni dönem derslerinin başlama tarihinden itibaren 15 gün içinde Kültür İşleri Müdürlüğü'ne iletmesi gerekmektedir.

• Başvuruda içeriği yeniden düzenlenen ETKİNLİK BAŞVURU FORMU kullanılır. (Etkinlik Başvuru Formu)

• Etkinliklerin Öğrenci Toplulukları Usul ve Uygulama Esasları kapsamında değerlendirilmesi Kültür İşleri Müdürlüğü tarafından yapılır ve Sağlık Spor Kültür Dairesi Başkanlığı (SKSDB)'na sunulur.

Rektör Danışmanı değerlendirmelerini etkinlik yeri, güvenlik, personel, malzeme, vb. desteği vermesi beklenen birimlerin yöneticileri ve ilgili Rektör Yardımcısından oluşan Komisyona sunarak uygulama ile ilgili değerlendirme ve görüşleri alır, Komisyonun kararını SKSDB'ye iletir.

• Önerdikleri etkinlikle ilgili geri bildirimler dönem başlama tarihinden itibaren 15 gün içinde Topluluk Danışmanı ve Yönetim Kurulu'na Kültür İşleri Müdürlüğü tarafından yapılır.

• Topluluklar, etkinlikleri sona erdiğinde ETKİNLİK DEĞERLENDİRME RAPORU hazırlayarak Kültür İşleri Müdürlüğü'ne teslim ederler.

• Topluluk Danışmanları her dönem sonunda DÖNEM SONU ETKİNLİK DEĞERLENDİRME RAPORU hazırlayarak Kültür İşleri Müdürlüğü'ne sunarlar.

SADECE ODTÜ ÖĞRENCİLERİNİN KATILACAĞI, DIŞARDAN KONUKLARIN GELMEYECEĞİ ETKİNLİKLER

· Topluluklar etkinlikten en az 1 hafta önce Kültür İşleri Müdürlüğü'ne başvuru yapar.

· Başvuruda içeriği yeniden düzenlenen ETKİNLİK BAŞVURU FORMU kullanılır. (Etkinlik Başvuru Formu)

· Bu tür etkinlikler için önerilen yerler MM 25, Dekanlıklar ve diğer birimlere ait salon, derslik ve amfilerdir.

· Etkinliklerin Öğrenci Toplulukları Usul ve Uygulama Esasları kapsamında değerlendirilmesi Kültür İşleri Müdürlüğü tarafından yapılır ve Sağlık Spor Kültür Dairesi Başkanlığı (SKSDB)'na sunulur.

· Etkinlik önerisi SKSDB tarafından değerlendirildikten sonra Rektör Danışmanlığı'na sunulur.

· Etkinlik uygun bulunduğu durumda yer rezervasyonu için SKSDB'ye sevk edilir.

· Etkinlik uygun bulunmadığı durumda süreç sona erer ve SKSDB bilgilendirilir. Topluluk Kültür İşleri Müdürlüğü tarafından bilgilendirilir.

· Değerlendirilen başvurular Genel Sekreterliğe, etkinliğin yapılacağı Birime ve SKSDB Başkanlığı'na Rektör Danışmanı tarafından iletilecektir

· Topluluklar, etkinlikleri sona erdiğinde ETKİNLİK DEĞERLENDİRME RAPORU hazırlayarak Kültür İşleri Müdürlüğü'ne teslim ederler.

· Topluluk Danışmanları her dönem sonunda DÖNEM SONU ETKİNLİK DEĞERLENDİRME RAPORU hazırlayarak Kültür İşleri Müdürlüğü'ne sunarlar.

*Topluluk etkinliklerine Üniversitemiz dışından katılacak misafirlerin kişi sayısının 50 ve altında olması durumunda topluluk akademik danışmanı tarafından metupass sitemine girişlerinin yapılarak, 50 kişi üstünde olması durumunda misafir isim, araç plakasının sıralı listesi ya da bilet davetiye örneklerinin dilekçe ile Kültür İşleri Müdürlüğü'ne bir hafta öncesinde teslim edilerek ebys sistemi üzerinden yazışmaların yapılması ile girişlerde kolaylık sağlanmaktadır.

*Öğrenci topluluklarının hazırladığı etkinlik afişlerinde ODTÜ logosu afişin sol üst köşesinde yer almalıdır. Etkinliğe destek veren resmi bir kurum varsa (TRT, MTA, Devlet Tiyatroları, Kültür Bakanlığı vb.) logosu sağ üst köşeye ODTÜ logosunun karşısına yerleştirilir. Firma, logoları ise afişin altında yer almalıdır. Afişlerde etkinliği düzenleyen topluluğun adı ve varsa logosu, ODTÜ logosunun karşısında olmamak üzere mutlaka bulunmalıdır. Afiş üzerinde herhangi bir siyasi partinin adı, sembolü ve kısaltma ve logosu bulunmamalıdır.

*Toplulukların yurt içi veya yurt dışında bir etkinliğe katılmak istemeleri durumunda etkinliği düzenleyen kurum/kuruluştan alınacak resmi davet yazısının ve dilekçenin Kültür İşleri Müdürlüğü'ne en az on iş günü önceden verilmesi gerekmektedir.

*Film ve belgesel gösterimleri için 09.06.2004 tarih ve 5187 nolu kararla yayımlanan telif yasası gereğince filmin yapımcısı/senaristi/yönetmeni bağlı olduğu ajans/büyükelçilik..vb.den gösterimi ile ilgili alınan izin belgesinin etkinlik dilekçesine eklenmesi zorunludur.

*Sponsorluk alınabilecek firmalar konusunda alkollü içecek ve sigara firmaları dışında herhangi bir kısıtlama bulunmamaktadır.

*Topluluklar firmalarla yapmış olduğu sponsorluk protokollerini, etkinlikten önce Kültür İşleri Müdürlüğü'ne teslim etmeleri gerekmektedir.

*Kültür İşleri Müdürlüğü'nde topluluklara resmi kaydı olmayan öğrenciler ders izni, harcırah ve yol masraflarının (tren-otobüs) karşılanması konularından yararlanamazlar.

*Üniversite dışı yazışmalar Kültür İşleri Müdürlüğü aracılığıyla yapılır.

*Topluluklar, çevre kirliliğine neden olduğu için el ilanı dağıtamazlar.

*2023-2024 eğitim yılında her topluluk için 3.500 TL bütçe ayrılmıştır. Kültür İşleri Müdürlüğü'ne ayrılan bütçe harcamaları, 5018 sayılı bütçe kanunu uygulama talimatları doğrultusunda yapılmaktadır. Toplulukların ihtiyacı olan kırtasiye, bilgisayar, kostüm, enstrüman, demirbaş tefriş malzemesi, harcırah, otobüs-tren bilet ücretleri, yurtlarda konaklama ...vb talepler bu bütçeden karşılanmaktadır. Zaman zaman yayınlanan tasarruf tedbirleri genelgesi doğrultusunda bütçe uygun olsa da bazı alımlar yapılamamaktadır. Toplulukların ihtiyaçlarını önceden Kültür İşleri Müdürlüğüne bildirmeleri gerekmektedir.

*Topluluk etkinliklerine davet edilen konukların yol masrafları (otobüs ve tren) topluluğun bütçesinden karşılanmaktadır. Bunun için etkinlik Rektörlük Makamı tarafından onaylandıktan sonra dilekçenin etkinlikten on iş günü önce Kültür İşleri Müdürlüğü'ne teslim edilmesi gerekmektedir. Davet edilen konuklar yol masrafını önce kendileri öderler. Müdürlüğümüze teslim edilen bilet bedeli damga vergisi kesildikten sonra konuğun dolduracağı formda beyan ettiği banka hesap numarasına havale edilir.