KÜLTÜR İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ


Çerçeve Yönerge

T.C. ORTA DOĞU TEKNİK ÜNİVERSİTESİ

ÖĞRENCİ KÜLTÜR TOPLULUKLARI KURULMA VE ÇALIŞMA İLKELERİ

ÇERÇEVE YÖNERGESİ

 

1. GENEL İLKELER

 

1.1.      Orta Doğu Teknik Üniversitesi öğrencilerinin, Atatürk ilke ve inkılapları doğrultusunda toplumsal ve kültürel gelişmelerine yardım etmek, onları araştırıcı ve yaratıcı niteliklere sahip kişiler olarak yetiştirebilmek, dinlenme ve boş zamanlarını değerlendirme gibi sosyal gereksinimlerini karşılamak amacıyla öğrenci topluluklarının kurulması ve bunlara bütçe olanaklarına göre destek sağlanması Rektörlüğün yetkisindedir.

1.2.      Topluluklar, devletin ve milletin bölünmez bütünlüğüne, hukuk devleti ilkesine, temel hak ve özgürlüklere, laikliğe, yasalara aykırı tutum, davranış ve etkinliklerde bulunamazlar.

1.3.      Topluluklar, Yükseköğretim Kurulu Öğrenci Disiplin Yönetmeliği’ne aykırı, Üniversitenin akademik ortamına uygun düşmeyen veya Üniversite’nin kamuoyunda yanlış tanınmasına yol açması muhtemel etkinliklerde bulunamazlar.

1.4.      Orta Doğu Teknik Üniversitesinde ders dışı çalışma yapacak öğrenci toplulukları çalışmalarını aşağıdaki kurallar içinde yürütürler. Rektörlük, bu çalışmalarla ilgili yetki ve görevlerini Sağlık, Kültür ve Spor Dairesi Başkanlığı, Kültür İşleri Müdürlüğü ve topluluk akademik danışmanları yardımıyla kullanır ve yerine getirir.

1.5.      Bu yönergede yer almayan konular “Toplulukların İşleyişi İle İlgili Genel Kurallar” dokümanına göre düzenlenir.

 

2. TOPLULUK AKADEMİK DANIŞMANLARI

 

2.1.      Üniversitenin tam zamanlı öğretim üyeleri veya öğretim görevlileri arasından kendisinin de onayı alındıktan sonra topluluk yönetim kurulunda belirlenerek Rektörlük Makamına sunulur.

2.2.      Kurulacak topluluklarla ilgili 1.1., 1.2. ve 1.3. maddelerdeki amaçlar doğrultusunda tüzük ve çalışma programlarının hazırlanmasına yardımcı olur.

2.3.      Üniversitenin belirleyeceği genel ilkeler çerçevesinde, topluluk çalışmalarını denetler ve yürütülmesine yardımcı olur.

2.4.      Topluluğun gereksinimlerine göre bütçe hazırlığına yardımcı olur.

2.5.      Yönetim Kurulunun çalışmalarını ve karar defteri tutmasını denetler.

2.6.      Rektörlük tarafından öğrenci toplulukları ile ilgili düzenlenen toplantılara katılarak, topluluklar ile Üniversite yönetimi arasındaki iletişimin sağlıklı bir şekilde yürütülmesine katkıda bulunur.

2.7.      Topluluğun yapacağı etkinliklerle ilgili dilekçeyi imzalar. Danışmanın imzalamadığı topluluk etkinlik talepleri Kültür İşleri Müdürlüğü tarafından dikkate alınmaz. Danışman, topluluk etkinlik taleplerinin yeniden düzenlenmesini ya da değiştirilmesini isteme, onay vermeme yetkisine sahiptir. Bu durumda Yönetim Kurulu, Danışmanın talepleri doğrultusunda etkinlik içeriğini yeniden gözden geçirmek zorundadır.

2.8.      Danışman gerekli gördüğü hallerde Genel Kurul Toplantılarına katılabilir.

2.9.      Her topluluğun en fazla iki topluluk akademik danışmanı olabilir.

 

3. TOPLULUKLARIN KURULMASI

 

3.1.      Kurulması önerilen toplulukların; kültür, sanat, bilim alanlarında faaliyet göstermesi gerekmektedir.

3.2.      Öğrenciler, topluluk kuruluşu ile ilgili ilk başvuruyu her akademik yıl içerisinde 01-31 Mayıs tarihleri arasında Kültür İşleri Müdürlüğü’ne yaparlar. Yapılan başvuruların sonuçları bir sonraki akademik yıl Kasım ayı sonuna kadar karara bağlanır.

3.3.      Kurulması istenilen topluluğun amaçları kapsamında benzer alanlarda çalışmalar yapan daha önce kurulmuş bir topluluk varsa, yeni bir topluluğun kurulmasına izin verilmez.

3.4.      Topluluk kurmak isteyen öğrenciler ilgi alanları doğrultusunda çalışmalarda bulunabilmek için öngörülen Topluluk Akademik Danışmanın görevi kabul ettiğine dair dilekçesi, geçici Yönetim Kurulu ve en az 20 öğrenciden oluşan ad, soyad, bölüm, öğrenci numarası yazılı üye listesi (imzaları alınarak), yapılması planlanan etkinliklerin yer aldığı proje dosyası, bölüm/birim onayı alınmış topluluk odası yazısı ile hazırladıkları topluluk tüzüğünü Kültür İşleri Müdürlüğü aracılığı ile Rektörlük onayına sunarlar.

3.5.      Geçici olarak kuruluşuna izin verilen topluluk, belirlenen deneme süresi sonunda gerekli çalışmaları yaptığı takdirde, Rektörlük tarafından değerlendirilip onay alırsa, Genel Kurulu toplayarak yeni Yönetim Kurulunu seçer ve Kültür İşleri Müdürlüğü’ne verir.

3.6.      Geçici olarak kuruluşuna izin verilen topluluk, deneme süresinde gerekli çalışmaları yapmamışsa Kültür İşleri Müdürlüğü önerisi ve Rektörlük onayıyla çalışmalarına son verilir.

3.7.      Kuruluşu kesinleşen topluluğun üyeleri madde 4’deki topluluklara üye olma koşullarını yerine getirmelidir.

 

4. TOPLULUKLARA ÜYE OLMA KOŞULLARI

 

4.1.      Üyelik başvurusu, Kültür İşleri Müdürlüğünce hazırlanan ve öğrenci tarafından doldurulup imzalanan üyelik formunun Kültür İşleri Müdürlüğüne verilmesi ve üyelik kartı düzenlenmesi ile gerçekleşir.

4.2.      Topluluğa üyelik için başvuran öğrencilerin ODTÜ’ye kayıtlı öğrenci veya ODTÜ mezunu olması gerekmektedir. Mezun üyelerin seçme ve seçilme hakları yoktur.

4.3.      Üniversiteden mezun olan ya da herhangi bir sebeple kaydı silinen öğrencilerin topluluk üyelikleri kendiliğinden sona erer. Mezuniyet sonrası, “mezun üye” olabilmek için yeniden başvuru yapılması gerekmektedir.

4.4.      Topluluk etkinliklerinde çalışmak isteyen ODTÜ mensupları ve diğer üniversite öğrencileri için topluluk akademik danışmanın resmi onayı ve başkanın/yönetim kurulu üyesinin yazılı başvurusu ile Kültür İşleri Müdürlüğü ve Rektörlükten izin alınır, bu kişilerin seçme ve seçilme hakları yoktur.

4.5.      Bir öğrenci birden fazla topluluğa üye olabilir.

 

5. TOPLULUK TÜZÜĞÜ

 

5.1.      Her topluluk kendi topluluk tüzüğünü hazırlar. Bu tüzükler çerçeve yönetmeliğe aykırı hükümler içermez. Topluluk tüzüğünde bulunması gereken ana başlıklar şunlardır: Kuruluş, Amaç ve Etkinlikler, Üyelik, Genel Kurul ve Görevleri, Yönetim Kurulu ve Görevleri, Denetleme Kurulu ve Görevleri, Evraklar.

 

5.2       Üyelik:

5.2.1    Üyelik, Kültür İşleri Müdürlüğü’nden üyelik kartının alınması ile kesinleşir.

5.2.2.   Aktif üye olunması; üyenin bir öğrenim yılı içinde topluluk çalışmalarında etkin olarak görev almasına ve Genel Kurullara katılmasına göre Yönetim Kurulu tarafından belirlenir.

5.2.3.   Seçme ve seçilme hakkına yalnızca aktif üyeler sahiptir.

5.2.4.   Her üyenin topluluktan ayrılma hakkı saklıdır. Ayrılma dilekçesinin Yönetim Kuruluna ulaşmasıyla üyelik hakları düşer. Yönetim Kurulu, topluluktan ayrılan üyenin dilekçesini, topluluk akademik danışmanına imzalatarak Kültür İşleri Müdürlüğü’ne iletir.Öğrenci yeniden üye olmak isterse topluluklara üye olma koşullarını yerine getirmek zorundadır.

5.2.5.   Yönetim Kurulu, topluluğun amacına ters düşen davranışlar içinde bulunan üyeleri, gerekçe göstererek üyelikten çıkarabilir. Karar yönetim kurulunun oy çokluğu ile alınır ve üyeye bildirilir.

5.2.6.   Bu karara karşı üye 1(bir) hafta içinde topluluk yönetim kurulu ve topluluk akademik danışmanına itirazda bulunabilir.

5.2.7.   İtiraz değerlendirilip sonuç değişmezse yönetim kurulu, üyelikten çıkarılma kararını dilekçe ile Kültür İşleri Müdürlüğü’ne bildirir, durum Rektörlük onayı ile kesinleşir.

 

5.3.      Genel Kurul:

 

5.3.1.   Topluluğun en yetkili karar organıdır.

5.3.2.   Topluluğun kayıtlı üyelerinden oluşur ve seçimlerde sadece ODTÜ öğrencileri oy kullanabilir.

5.3.3.   Bir öğrenim yılında en az iki kez, Genel Kurula katılma hakkı bulunan üyelerin yarısından bir fazlasının katılımı ile toplanır. Toplanma yeter sayısının sağlanamaması durumunda otomatik olarak bir hafta sonra tekrar toplanma kararı alınmış olur, durum Yönetim Kurulu tarafından üyelere bir kez daha elektronik posta ile duyurulur, ikinci toplantıda çoğunluk aranmaz.

5.3.4.   Genel Kurula katılma hakkı bulunan her üye bir oy hakkına sahiptir. Üyeler oylarını bizzat kullanırlar, vekaletle oy kullanmak mümkün değildir.

5.3.5.   Genel Kurul üyelerinin isimlerinin yer aldığı liste, topluluk Yönetim Kurulu tarafından hazırlanarak Genel Kurul yapılacak salonda hazır bulundurulur ve katılan üyeler tarafından imzalanır. Bu listenin muhafazası, Yönetim Kurulu’nun sorumluluğundadır.

5.3.6.   Toplantıya katılacak üyeler, yönetim kurulunca düzenlenmiş listeleri imzalayarak toplantıya katılırlar. Çoğunluğun tutanakla saptanması zorunludur.

5.3.7.   Toplanma yeter sayısının mevcut olduğunun tespitinden sonra, Yönetim Kurulu Başkanı veya görevlendirdiği bir üye tarafından Genel Kurul’un açıldığı ilan edilir. Ardından, Genel Kurulu yönetmek üzere Divan Kurulu oluşturulur. Divan Kurulu, bir başkan ve iki yazman üyeden oluşur. Genel Kurul’da hazır bulunan üyeler kendileri aday olabilecekleri gibi, aday da gösterilebilirler. Divan Kurulu seçimleri açık oyla yapılır. Divan Kurulu, Genel Kurulun düzeninden sorumludur ve Genel Kurul tutanağını düzenler ve imzaladıktan sonra Yönetim Kurulu’na teslim eder.

5.3.8.   Genel Kurul toplantısında gündemde yer alan konular görüşülür. Ancak Genel Kurul toplantısında hazır bulunan üyelerin görüşülmesini istediği konular oylama sonucu gündeme alınır.

5.3.9.   Genel Kurul’da karar alınabilmesi ve seçimlerde seçilebilmek için, Genel Kurul’a katılan üyelerin yarısından bir fazlasının oyunu almak yeterlidir.

5.3.10. Yönetim Kurulunun, Denetleme Kurulunun önerileri ya da üye çoğunluğunun (üye sayısının yarısının bir fazlası) yazılı isteğiyle olağanüstü toplanır.

5.3.11. Topluluğun tüzük ve yönetmeliğini onaylar, değişiklik önerilerini görüşüp karara bağlar.

5.3.12. Yönetim ve Denetleme Kurulları asil ve yedek üyelerini seçer.

5.3.13. Yönetim Kurulu genel kurul olağan ve olağanüstü toplantılarını on gün önceden duyurur.

5.3.14  Topluluk Akademik danışmanı gerek görürse Genel Kurulda gözlemci olarak bulunabilir.

 

5.4.      Yönetim Kurulu:

 

5.4.1.   Genel Kurulda gizli oyla seçilen en az üç en çok yedi asil ve üç yedek topluluk üyesinden oluşur. Yönetim Kurulu üye sayısı her zaman tek sayıdan (3-5-7) oluşmalıdır. Bu sayı topluluk tüzüğünde net bir şekilde belirtilir.

5.4.2.   Yönetim Kurulu üyesi, yalnızca bir topluluğun yönetim kurulunda yer alabilir ancak başka topluluklara üye olabilir.

5.4.2.   Topluluk Yönetim Kurulu üyeliğine başvuru, ilan edilen Genel Kurul tarihinden en geç bir hafta öncesine kadar Topluluk Yönetim Kurulu’na yapılır. Başvuruları alan Yönetim Kurulu adayların isimlerini tüm üyelere elektronik posta ile duyurur.

5.4.4.   Seçimler kapalı oy usulüne göre yapılır. Yönetim Kurulu, ilan ettiği adayların isimlerinin soyadı sırasına göre yer aldığı oy pusulalarını hazırlar. Genel Kurula katılan üyelerin her birine imza karşılığı verir. Genel Kurulda oy kullanan üyeler, oy pusulasında yer alanlar arasından en az bir en fazla Yönetim Kurulu üye sayısı kadar olmak üzere adayı işaretlerler. Hiç bir adayın işaretlenmediği veya Yönetim Kurulu üye sayısından fazla adayın işaretlendiği veya pusulada belirtilmeyen başka bir ismin yazıldığı oylar geçersiz sayılır. Oyların sayımı Genel Kurul’da açık şekilde yapılır, en fazla oyu alan adaylar Yönetim Kurulu’nu oluşturur.

5.4.5.   Yönetim Kurulu üyeliğine seçilemeyen adaylar, yedek üye listesinde aldıkları oy sayısına göre sıralanır ve Yönetim Kurulu üyeliklerinde boşalma olduğu takdirde göreve çağrılır.

5.4.6.   İstifa veya diğer nedenlerle bir Yönetim Kurulu üyeliğinin boşalması durumunda, Yedek Üye Listesinde ilk sırada yer alan üye Yönetim Kurulu’na davet edilir. Bu durumda Yönetim Kurulu kendi içinde tekrar görev dağılımı yapar.

5.4.7.   İlk toplantısında başkan, başkan yardımcısı, muhasip üyeyi seçer. Başkan topluluğun her türlü karar ve yürütme işinden sorumludur. Muhasip üye topluluğun tüm parasal işlerini yürütür ve gerekli belgeleri düzenli olarak tutar.

5.4.8.   Seçim sonuçlarını bir hafta içinde, tutanakla birlikte Kültür İşleri Müdürlüğü’ne iletir.

5.4.9.   Kararları oy çokluğuyla alır. Mazeretsiz iki kez Yönetim Kurulu toplantısına katılmayan üyenin Yönetim Kurulu üyeliği kendiliğinden sona erer.

5.4.10. Genel Kurul toplantılarının gün, saat, yerini saptar.

5.4.11. Başkanın sorumluluğunda, topluluk amaçlarının ve çalışma konularının gerçekleştirilmesini sağlar, topluluk tüzüklerinde belirtilen görevlerini yerine getirir ve yetkilerini kullanır, Genel Kurul kararlarını uygular.

5.4.12. Topluluğun yapacağı etkinlikler için, topluluk akademik danışmanın resmi onayı ve başkanın/yönetim kurulu üyesinin yazılı başvurusu ile Kültür İşleri Müdürlüğü ve Rektörlükten izin alır.

5.4.13. Rektörlükten izin alarak kullanacakları yerlerin topluluk amaçlarına uygun olarak kullanılmasından ve denetlenmesinden sorumludur.

5.4.14. Çalışma alt grupları kurar ve bu grupların çalışmalarını denetler.

5.4.15. Genel Kurulda alınan kararları üyelere ve ilgili birimlere duyurur, uygular.

5.4.16. Üniversite dışı yazışmaları Kültür İşleri Müdürlüğü aracılığıyla yapar.

5.4.17. Toplulukların hazırladığı etkinlik afişlerinde ODTÜ logosu afişin sol üst köşesinde yer almalıdır. Etkinliğe destek veren resmi bir kurum varsa (Devlet Tiyatroları, Kültür Bakanlığı, TRT vb.) logosu sağ üst köşeye ODTÜ logosunun karşısına yerleştirilir. Sponsor firma logoları ise afişin altında yer almalıdır. Afişlerde etkinliği düzenleyen topluluğun adı ve varsa logosu, ODTÜ logosunun karşısında olmamak üzere mutlaka bulunmalıdır. Afiş vb. tanıtım materyalleri üzerinde herhangi bir siyasi partinin adı, sembolü, kısaltma ve logosu bulunmamalıdır.

5.4.18. Topluluklar kuruluş amaçları dışında hiç bir siyasi parti ve siyasi oluşumun görüşlerini fikir ya da eylem bazında hayata geçiremez.

5.4.19. Toplulukların logolarında siyasi parti ve siyasi oluşumları çağrıştıran çizimlere yer verilmez.

 

 

5.5.      Denetleme Kurulu:

 

5.5.1.   Topluluğun faaliyetlerini denetlemekten sorumlu organdır.

5.5.2.   Denetleme Kurulu, Genel Kurul tarafından yönetim kurulu üyesi olmayan topluluk üyeleri arasından seçilen üç asil bir yedek üyeden oluşur.

5.5.3.   Üyeler kendileri aday olabilecekleri gibi, aday da gösterilebilirler. Seçim kapalı oy usulü ile yapılır ve seçilen üyeler kendi aralarında başkanı belirler.

5.5.4.   Denetleme Kurulu, başkanının çağrısı üzerine toplanır. Denetleme Kurulundan boşalan asil üyeliğe sıradaki yedek üye getirilir.

5.5.5.   Yönetim Kurulunun çalışmalarını denetleyerek, Genel Kurul toplantısından önce Genel Kurula ve Topluluk akademik danışmanına sunmak üzere bir rapor hazırlar.

5.5.6.   Topluluğun bütçe ve hesap işlemleri ile ilgili defter ve belgeleri her öğrenim dönemi sonunda inceler, sonuç ve önerilerini Yönetim Kuruluna bir raporla bildirir.

5.5.7.   Yönetim Kurulu tarafından düzenlenen bir sonraki öğrenim dönemine ilişkin programının ve bütçesinin görüşüleceği toplantıda hazır bulunarak önerilerini bildirir.

 

5.6.      Evraklar:

 

5.6.1.   Topluluk üye kayıt defteri tutulur.

5.6.2.   Yönetim Kurulu ve Genel Kurul karar defteri tutulur.

5.6.3.   Yıllık faaliyet plan defteri tutulur.

 

6. DİSİPLİN İŞLERİ

 

6.1.      Topluluk amaçlarına ters düşen ya da Öğrenci Disiplin Yönetmeliğine aykırı davranışlarda bulunan öğrenciler hakkında; Topluluk akademik danışmanı, Yönetim Kurulu ya da Kültür İşleri Müdürlüğü’nün önerisi üzerine Rektörlük Makamı’nın onayı ile Öğrenci Disiplin Yönetmeliği uyarınca işlem yapılır.

6.2.      Topluluk etkinlikleri kapsamında 5.4.12. maddeyi uygulamayan Yönetim Kurulu hakkında; Topluluk akademik danışmanı ve Kültür İşleri Müdürlüğü’nün önerisi üzerine Rektörlük Makamı’nın onayı ile Öğrenci Disiplin Yönetmeliği uyarınca işlem yapılır.

6.3.      Topluluk Yönetim Kurulunun madde 6.2.de belirtilen hususlar kapsamında disiplin soruşturması geçirip iki kez ceza alması halinde, topluluk Kültür İşleri Müdürlüğü’nün önerisi ve Rektörlük onayı ile kapatılır.

6.4.      Bir öğrenim yılında amacına uygun en az üç etkinlik yapmayan ve topluluk tüzüğünde belirtilen sürede Yönetim Kurulunu seçmeyen topluluk Kültür İşleri Müdürlüğü’nün önerisi ve Rektörlük Onayı ile yazılı olarak uyarılır. Yukarıda adı geçen belgelerin bir sonraki öğrenim yılında da Kültür İşleri Müdürlüğü’ne verilmemesi durumunda topluluk, Kültür İşleri Müdürlüğü’nün önerisi ve Rektörlük onayı ile kapatılır.

6.5.      Topluluk akademik danışmanının bu görevinden ayrılması halinde, yeni topluluk akademik danışmanın en geç iki ay içinde belirlenmesi gerekmektedir. Yeni topluluk akademik danışmanın, eski danışmanın ayrılma tarihinden itibaren en geç üç ay içinde belirlenmemesi durumunda topluluk uyarılır, bu durum altıncı ayın sonuna kadar devam ederse, topluluk, Kültür İşleri Müdürlüğü’nün önerisi ve Rektörlük onayı ile kapatılır.

6.6.      Yönetim kurulu dışında kayıtlı üye sayısı (madde 4) 20’nin altına düşen toplulukların etkinlik yapmalarına izin verilmez.

6.7.      Topluluklarla ilgili her tür uyuşmazlıklar Rektörlükçe karara bağlanır.

 

7. MALİ HÜKÜMLER

 

7.1.      Toplulukların düzenleyecekleri etkinliklerde ulaşım, konaklama talepleri bütçeleri dahilinde Üniversite tarafından karşılanır.

7.2.      Toplulukların düzenleyeceği etkinlikler için Üniversite tarafından karşılanan bütçe desteğinden sadece topluluk üyesi olan Üniversiteye kayıtlı öğrenciler yararlanabilir.

7.3.      Topluluklar bağış, sponsorluk vb. gibi gelirlerini ODTÜ Geliştirme Vakfı nezdinde bulunan topluluk hesabına yatırırlar.

 

8. YÜRÜRLÜK

 

8.1.      Bu çalışma ilkeleri …./…./…….günlü Rektörlük onayı ile yürürlüğe girmiştir.

8.2.      Bu yönergenin yürürlüğe girmesinden sonra yapılabilecek değişiklikler Kültür İşleri Müdürlüğü tarafından Rektörlük onayına sunulur.